I. Postanowienia Ogólne
1. Postanowienia niniejszego Regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników Konferencji. Regulamin określa warunki uczestnictwa w Konferencji, zasady organizacyjne oraz płatności.
2. Organizatorem Konferencji jest Instytut Mechaniki Górotworu Polskiej Akademii Nauk, ul. Reymonta 27, 30-059 Kraków na podstawie zawartego porozumienia z Komitetem Górnictwa Polskiej Akademii Nauk
II. Warunki Uczestnictwa
1. Rejestracji należy dokonać poprzez formularz rejestracyjny dostępny pod adresem: https://imgpan.pl/szkola-aerologii/.
2. Potwierdzeniem rejestracji jest otrzymanie od Organizatora wiadomości zwrotnej.
3. Zawarcie umowy pomiędzy Zamawiającym a Organizatorem następuje z chwilą otrzymania zgłoszenia przez Organizatora.
4. Płatności należy dokonać zgodnie zapisem zawartym w pkt. IV Regulaminu.
5. Organizator zastrzega sobie prawo możliwości odstąpienia od umowy z Zamawiającym w terminie 10 dni roboczych od daty jej zawarcia, jeżeli liczba zgłoszonych na Konferencję Uczestników przekroczy ich planowaną liczbę lub jeżeli zgłoszeni przez Zamawiającego Uczestnicy nie spełnią warunków uczestnictwa. O kolejności zgłoszeń decyduje moment wniesienia opłaty konferencyjnej na rachunek bankowy Organizatora.
6.Organizator zastrzega sobie prawo odwołania Konferencji, z zwrotem wpłaconej opłaty w pełnej wysokości, jeśli Konferencja nie będzie mogła się odbyć z przyczyn niezależnych od Organizatora. W takim przypadku Zamawiającym nie przysługują wobec Organizatora żadne roszczenia odszkodowawcze.
III. Zasady Konferencji
1. Organizator zawiadomi o zamknięciu listy Uczestników komunikatem zamieszczonym na stronie internetowej Konferencji.
2. Organizator ustala Program Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, także w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. Zmiana programu Konferencji nie może stanowić podstawy do kierowania roszczeń wobec Organizatora.
3. Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za szkody w obiektach, w których prowadzone są działania związane z Konferencją, spowodowane przez niego lub oddelegowanych przez niego Uczestników.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
IV. Warunki i terminy płatności
1. Warunkiem uczestnictwa jest przelew na konto:
Bank Gospodarstwa Krajowego
58 1130 1150 0012 1202 6020 0004
z dopiskiem „13 SAG Imię i Nazwisko Uczestnika, Firma”
2. Cena za udział w Konferencji jest dostępna pod adresem: https://imgpan.pl/szkola-aerologii/
i obejmuje wyłącznie zakres świadczeń tam wyszczególnionych.
V. Rezygnacja
1. Rezygnacja przez Zamawiającego z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: 13sag@imgpan.pl z informacją o anulowaniu zgłoszenia. Wiadomość powinna zawierać imię i nazwisko Zamawiającego/Uczestników oraz nazwę firmy.
2. Dopuszcza się zamianę Uczestnika oddelegowanego przez Zamawiającego, jednakże po uprzednim powiadomieniu Organizatorów o tym fakcie poprzez wysłanie wiadomości na adres email: 13sag@imgpaqn.pl nie później niż na 7 dni przed konferencją.
3. Rezygnacja z udziału w Konferencji do dnia 15 lipca 2026 r. nie powoduje żadnych kosztów po stronie Zamawiającego, a pobrana opłata podlega zwrotowi w pełnej wysokości.
4. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym Organizator zastrzega sobie prawo do pobrania z wpłaconych kwot opłaty manipulacyjnej w następującej wysokości:
- 50% ceny za udział w Konferencji – w przypadku zgłoszenia rezygnacji w okresie od 15 lipca sierpnia 2026 r. do 1 sierpnia 2026 r.;
- 100% ceny za udział w Konferencji – w przypadku zgłoszenia rezygnacji po dniu 1 sierpnia 2026 r.
VI. Ochrona danych osobowych wraz z wizerunkiem
1. Instytut Mechaniki Górotworu Polskiej Akademii Nauk jest administratorem danych osobowych Uczestników. Szczegóły na temat przetwarzania danych osobowych przez IMGPAN znajdują się w informacji na temat przetwarzania danych osobowych stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu.
2. Na potrzeby tworzenia przez Organizatora dokumentacji z Konferencji Uczestnicy zgadzają się na wykorzystanie swojego wizerunku na zdjęciach i w filmach nagrywanych podczas jej trwania, w szczególności w trakcie trwania obrad oraz imprez towarzyszących Konferencji. Materiały te będą wykorzystane wyłącznie w celu promocji Konferencji oraz jej kolejnych edycji w sposób profesjonalny.
3. Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że Organizator może przygotować imienne identyfikatory, na których zostaną zamieszczone następujące informacje: imię, nazwisko, nazwa/instytucji.
VII. Postanowienia dodatkowe
1. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień w Regulaminie, z zastrzeżeniem powiadomienia o nich Zamawiającego w formie wysłania e-maila na adres podany w formularzu rejestracyjnym. W przypadku braku akceptacji zmian w Regulaminie, Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do odstąpienia od umowy oraz pełnego zwrotu wpłaconej zaliczki.
Załącznik nr 1 – Informacja na temat przetwarzania danych osobowych Uczestnika
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Mechaniki Górotworu Polskiej Akademii Nauk, ul. Reymonta 27, 30-059 Kraków. Mail: 13sag@imgpan, telefon: 12 637 62 00 na podstawie zawartego porozumienia z Komitetem Górnictwa Polskiej Akademii Nauk, kontakt do Inspektora Ochrony Danych: iod@imgpan.pl
2. Pani/Pana dane osobowe podane w formularzu rejestracyjnym przetwarzane są w celu rejestracji uczestnictwa w XIII edycji Szkoły Aerologii Górniczej organizowanej w dniach 23-25 września 2026 r, przez IMG PAN i Komitet Górnictwa PAN, komunikowania się z uczestnikami w sprawach związanych z organizacją konferencji, udokumentowania jej przebiegu, w tym sporządzenia listy uczestników, wydania zaświadczeń uczestnictwa, celach archiwalnych, a w przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji o konferencjach i wydarzeniach o profilu naukowym lub popularyzujących naukę organizowanych przez Komitet Górnictwa PAN oraz IMG PAN.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli dobrowolna zgoda w celu realizacji zadań związanych z organizacją XIII edycji Szkoły Aerologii Górniczej, art. 6 ust. 1 lit. c w związku z wymogami przepisów prawa.
Może Pani/Pan wycofać zgodę w dowolnym momencie – co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
3. Podane przez Panią/Pana dane osobowe nie będą ujawniane innym podmiotom, z wyjątkiem podmiotów upoważnionych przez przepisy prawa, w tym zaangażowanych w organizację lub obsługę Konferencji;
4. Dane osobowe przetwarzane w związku z udziałem w Konferencji będą przetwarzane w okresie realizacji celu przetwarzania, a także przez okres przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej Konferencji przez IMG PAN, w sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa, mogą być też przetwarzane w okresie niezbędnym do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń.
5. Posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
c) na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
d) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
e) na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
f) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
g) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
6. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO, nie będą one również podlegały profilowaniu.
7. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów, do jakich zostały zebrane, bez ich podania nie będzie możliwy udział w konferencji.
8. Ponadto informujemy, że w celu udokumentowania Konferencji, będą wykonywane w jej trakcie fotografie, które zostaną opublikowane na stronach internetowych Organizatora.